Privacy Verklaring

Wie is verantwoordelijk?

Stichting Recreatief Zaalvoetbal Almere (SRZA), KvK-nummer 41022702, is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens binnen de SRZA-website en competitieadministratie.

Voor vragen of een privacyverzoek kun je contact opnemen met het bestuur of mailen naar ruben@srza.nl.

Welke gegevens gebruiken we?

Welke gegevens we verwerken hangt af van jouw rol en gebruik van de website. Dit kan gaan om:

• naam, voorletters, adres, woonplaats, geboortedatum en contactgegevens;
• WordPress-accountgegevens, gebruikersrollen, mobiel nummer voor SMS-login en beveiligingsinformatie;
• accountverificatie via e-mail of SMS: verificatiestatus, kanaal, aanvraag- en bevestigingstijd, gehashte eenmalige codes en het aantal pogingen;
• deelnemersnummer, teamkoppeling, spelersfoto en registratie- of goedkeuringsstatus;
• wedstrijd-, vrijwilligers-, boete-, vergoeding- en eventuele strafzaakgegevens;
• betaalgegevens wanneer die nodig zijn voor inschrijfgeld, boetes of vrijwilligersvergoedingen;
• berichten, aanvragen en technische gegevens zoals IP-adres, browserinformatie en logregels.
• spelersmarktoproepen met positie, niveau, ervaring, beschikbaarheid en omschrijving, interesseberichten, besluiten en meldingen van ongepaste inhoud;
• verzendstatussen en pogingen van spelersmarktberichten en minimale auditgegevens over account- en spelersmarktacties.

Waarom gebruiken we gegevens?

We gebruiken gegevens om accounts en identiteit te controleren, deelnemers en teams te beheren, wedstrijden en vrijwilligers in te delen, communicatie te versturen, betalingen af te handelen en de website te beveiligen.

Voor bestaande aspirant-spelers controleren we via een eenmalige code het bezit van het e-mailadres of mobiele nummer dat in hun WordPress-account is opgeslagen. Hiervoor gebruiken we geen telefoonnummer uit de deelnemers- of relatieadministratie. Deze controle maakt geen deelnemers- of teamkoppeling en is geen controle van een identiteitsbewijs.

Op de besloten spelersmarkt kunnen spelers en teams elkaar vinden. Mogelijke matches worden voorgesteld op basis van positie, niveau, ervaring en beschikbaarheid. Dit zijn suggesties: gebruikers bepalen zelf of zij interesse tonen of accepteren. Er vindt geen automatische toelating tot een team plaats.

We sturen functionele e-mailberichten en, wanneer ingeschakeld en een mobiel nummer is opgeslagen, SMS-berichten over interesses en besluiten. Verzendstatussen, beperkte pogingenregistraties en auditregels helpen bij bezorging, spambeperking, veiligheid en het onderzoeken van misbruik.

De verwerking is afhankelijk van het doel gebaseerd op het uitvoeren van onze dienstverlening en afspraken, een wettelijke verplichting, een gerechtvaardigd organisatorisch of beveiligingsbelang, of jouw toestemming. Toestemming kun je voor toekomstige verwerking weer intrekken.

Met wie delen we gegevens?

Binnen SRZA krijgen alleen bestuursleden, vrijwilligers, teamcontactpersonen of andere bevoegde gebruikers toegang voor zover dat voor hun taak nodig is.

Spelersmarktoproepen zijn zichtbaar voor gebruikers die toegang hebben tot de besloten markt. Een persoonlijke oproep wordt aangeduid als ‘Speler zoekt team’; de website toont daarbij niet automatisch je naam of contactgegevens. Na geaccepteerde interesse worden de WordPress-weergavenaam en het e-mailadres van de betrokken gebruikers aan de betreffende tegenpartij beschikbaar gesteld. Vermeld daarom geen privécontactgegevens in de vrije oproep- of berichttekst.

Voor SMS kan SRZA MessageBird (Bird) gebruiken. Deze dienst ontvangt het benodigde telefoonnummer en de berichttekst, bijvoorbeeld een verificatiecode. De gebruikte e-maildienst ontvangt het e-mailadres en de e-mailinhoud. Verzendwachtrijen van de spelersmarkt bewaren alleen verwijzingen, kanaal, status en pogingen, niet de volledige berichtinhoud of contactbestemming.

Voor hosting, e-mail, SMS, betalingen, agenda’s en technisch beheer kan SRZA dienstverleners inschakelen. Zij ontvangen alleen de gegevens die nodig zijn om hun opdracht uit te voeren. Wanneer doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte plaatsvindt, passen we de daarvoor geldende waarborgen toe.

Hoe lang bewaren we gegevens?

We bewaren persoonsgegevens niet langer dan nodig is voor het doel waarvoor ze zijn verzameld. De termijn hangt onder meer af van de accountstatus, het lopende seizoen, bezwaar- of beroepsmogelijkheden en wettelijke verplichtingen.

• een code voor verificatie van een bestaand aspirant-account is 15 minuten geldig en eenmalig. Het verlopen van de code is niet hetzelfde als verwijdering van het verificatierecord; aanvragen voor deze accountverificatie, inclusief de bijbehorende tokens en versleutelde contactbestemming, worden automatisch opgeruimd na 30 dagen sinds de laatste wijziging, mits er geen nog geldige code bestaat;
• de geverifieerde accountstatus en geverifieerde deelnemerskoppelingen blijven bij het account bewaard; opschoning van oude codes verwijdert het account of deze koppelingen niet;
• spelersmarktoproepen verlopen na 60 dagen. De verwijdertermijnen van gesloten oproepen en verzendregistraties worden beheerd door de spelersmarktplugin.
• minimale auditregels blijven tijdens hun bewaartermijn ongewijzigd beschikbaar voor integriteit en misbruikonderzoek. Identiteitsauditregels worden na 365 dagen verwijderd.
• account- en competitiegegevens worden bewaard zolang de relatie met SRZA bestaat en daarna alleen zolang een organisatorisch of juridisch belang dat vereist;
• gegevens die onderdeel zijn van de financiële administratie bewaren we in beginsel zeven jaar;
• beveiligings- en technische loggegevens worden zo kort mogelijk bewaard.

Automatische opschoning gebeurt in beperkte batches via het geplande onderhoud van WordPress. De uitvoering is afhankelijk van het daadwerkelijk draaien van die taken; bij een achterstand kan verwijdering later plaatsvinden. Andere accountaanvragen, spelersregistraties en betaal- of bezwaarstukken vallen niet onder de opschoning van aspirant-accountverificatie en hebben hun eigen administratieve doel en bewaartermijn.

Cookies en technische gegevens

SRZA gebruikt geen cookies voor advertenties of bezoekersprofilering. De volgende noodzakelijke of functionele cookies en vergelijkbare browseropslag kunnen wel worden gebruikt:

Pagina-caching bewaart een tijdelijke kopie van een openbare pagina op de server en plaatst daarvoor geen cookie in de browser.

De verificatieformulieren op Mijn Profiel en de spelersmarkt voegen geen extra cookies of lokale browseropslag toe. Ze gebruiken je bestaande ingelogde sessie en een beveiligingscontrole voor formulierverzoeken.

Wanneer je bewust op een knop klikt om een wedstrijdprogramma of rooster aan je agenda toe te voegen, wordt de externe dienst AddEvent in een nieuw tabblad geopend. AddEvent ontvangt dan technische verzoekgegevens, zoals het IP-adres en browserinformatie, en kan volgens het eigen cookiebeleid cookies gebruiken. De SRZA-pagina maakt vóór die klik geen verbinding met AddEvent.

Beveiliging

SRZA gebruikt passende technische en organisatorische maatregelen, waaronder toegangsrechten, beveiligde verbindingen, controle van identiteit, logging en beperkte toegang tot beheerschermen. Meld een vermoeden van misbruik of een datalek zo snel mogelijk bij het bestuur.